Libros Contables: Legalización Telemática
El pasado 16 de febrero de 2015 se publicó en el BOE la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, para unificar criterios y establecer una serie de principios conforme a los cuales debe producirse la legalización de libros obligatorios de todas clases de los empresarios, en el Registro Mercantil.
La entrada en vigor de esta instrucción implica que, todos los libros que obligatoriamente los empresarios deben llevar, deben ser cumplimentados, presentados y legalizados en soporte electrónico sin poder presentarse físicamente ante el registro Mercantil, como venía ocurriendo hasta el momento.
Aunque la mayoría de estos libros ya se estaban presentando telemáticamente, existía una gran confusión respecto a la legalización de los libros de actas que, en algunos registros, se seguía haciendo de manera presencial y en otros registros ya no se admitía.
Para aclarar este tema, en la mencionada Instrucción se han establecido, entre otros, los siguientes criterios:
- El sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico y presentados por vía telemática se aplicará a los ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013.
- Todos los libros que obligatoriamente debe llevar los empresarios deberán cumplimentarse en soporte electrónico.
- La presentación de dichos libros para su legalización en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio, deberá ser por vía telemática, tras su cumplimentación, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
- No podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles.
- Respecto de ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.
- Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013.
- Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
- En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.
- Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, sólo podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013.
- A partir de dicha fecha se procederá de forma similar a la anteriormente establecida para el libro de actas. En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.
- Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
- De la misma forma podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.
- Las sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a la constitución de la sociedad, bien con arreglo a la legislación anterior o a la que ahora se desarrolla, y así resulte de los archivos del registro, podrán incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre.El valor probatorio de estos libros será apreciado, en su caso, por los Tribunales. A estos efectos podrá incluirse, el acta de la junta general de la sociedad en la cual se ratifiquen las actas no transcritas en su día y cuya legalización ahora se solicita.
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Cuidado, última hora: El libro de actas se podrá seguir utilizando en formato papel. Esto es lo que se recoge en el auto de 27 de abril de 2015 del TSJ de Madrid como consecuencia de un recurso presentado contra la instrucción de la DGRN de 15/02/2015…De este modo, la sentencia del TSJ de Madrid acuerda el suspenso cautelar de la instrucción de la DGRN en cuanto a la legalización telemática del libro de actas, ya que aceurda“…. suspender la aplicación de la Instrucción dictada con fecha 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de Registros y Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de Apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización, que se publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE n° 40 de 16 de febrero de 2015) hasta que recaiga sentencia”.