La factura electrónica: un ahorro para las empresas y autónomos.

La factura electrónica es aquella que contiene los mismos elementos que una factura en papel, pero ha sido expedida y recibida en formato electrónico (de un ordenador a otro). Ahora bien, no todas las facturas emitidas mediante ordenador se pueden considerar “factura electrónica”. Por ejemplo, los mensajes de correo electrónico con facturas anexas en PDF o las facturas en forma de mensajes estructurados XML sí se consideran facturas electrónicas, mientras que la factura que emite un programa informático de contabilidad y que se envía en papel, no es factura electrónica.

Además, para que la factura electrónica sea válida es necesario que el destinatario haya dado su consentimiento. Esto se hace, para que el proveedor no imponga su uso de forma unilateral y evitar abusos, especialmente, por parte de proveedores que se relacionan directamente con consumidores finales (Ono, Movistar..)

Tal y como establece el Reglamento de Facturación, según el R.D. 1619/2012, las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o formato electrónico, siempre que permita garantizar al que está obligado a emitir la factura, la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad. Existen varios mecanismos para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido  de la factura pero, actualmente, el uso de la firma electrónica es el más generalizado en España.

¿Cómo funciona la factura electrónica?

A grandes rasgos, el proceso de facturación electrónica consta de dos pasos:

1. La persona o empresa que emite la factura, envía al cliente por medios telemáticos, la factura electrónica, firmada electrónicamente, y conserva copia o matriz. Si se conserva en la base de datos, no es necesario conservar las copias de los documentos electrónicos firmados.
2.  El cliente recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte informático para su futura consulta e impresión, si fuera necesario. Al ser la factura un documento firmado electrónicamente, debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica, o que permita comprobar esta validez transcurrido un tiempo.

De esta forma ya no se exige imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente, y todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) puede realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.

¿Qué necesito para implantar la factura electrónica?

El requisito básico del emisor es firmar electrónicamente la factura (requisito que puede ser cumplido por un servicio externo), y el del receptor es verificar la factura y conservarla en su formato original (lo que también se puede realizar por un servicio externo).

Existen  soluciones gratuitas, como la aplicación desarrollada por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo “Gestión de facturación electrónica. 2.0”, disponible en la sección de descargas de la página web: http://www.facturae.es. Esta aplicación permite la generación de facturas electrónicas de una manera cómoda y sencilla, cumpliendo con los requisitos legales, y está especialmente dirigido a PYMEs, microPYMEs y trabajadores autónomos.

Las plataformas de terceros

La ejecución material de la facturación se puede delegar  en terceros, mediante la contratación de sus servicios, sin olvidar que el responsable del cumplimiento de las obligaciones establecidas por la ley en relación a la facturación, es el empresario, profesional o sujeto pasivo obligado a la expedición de la factura.

Las plataformas de terceros son una opción práctica para una pequeña o mediana empresa. Generalmente, se paga una cuota mensual por un servicio al que se accede de forma remota por internet, encargándose la tercera empresa de dotar de legalidad a sus facturas mediante la aplicación de su firma electrónica. En este caso la empresa que emite las facturas no tiene que preocuparse de la obtención de los certificados digitales, porque de ello se encarga la empresa que presta el servicio. Algunos de los prestadores de servicios de facturación, no obstante, dan la opción de usar los certificados de la empresa, si dispone de ellos.

 ¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica?

Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:

• Ahorro de costes.
• Mejora de la eficiencia.
• Integración con las aplicaciones de gestión internas, de la empresa.
• Optimización de la tesorería.
• Obtención de información en tiempo real.
• Reducción de tiempos de gestión.
• Agilidad en la toma de decisiones.
• Administración y contabilidad automatizadas.

Desde el año 2010, las empresas que trabajen con la Administración Pública española (gobierno central, gobiernos autonómicos, administraciones locales, empresas públicas) deberán emitirles las facturas en formato electrónico.

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Maria Jose Alonso

Departamento Fiscal & Contable de Qüentas.

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