Factura electrónica, ¿quién está obligado a implementarla?

La publicación de la ley “Crea y Crece” en septiembre de 2022, determinó la factura electrónica como único sistema permitido para las relaciones comerciales de empresas y autónomos con otras empresas o autónomos, en España.

Y conviene estar muy atento a los plazos y a las obligaciones que marca la ley, ya que su incumplimiento generará sanciones, que pueden llegar a los 10.000 euros.

¿Qué es la ley Crea y Crece?

La ley Crea y Crece es el nombre con el que se conoce la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial aprobada en septiembre de 2022.

Su objetivo es agilizar la creación de empresas, simplificar los trámites para el crecimiento de las empresas, combatir la morosidad comercial y facilitar el acceso a financiación.

Y, entre otras medidas, instaura el uso de la factura electrónica en las relaciones entre empresas y autónomos, con el fin de digitalizar las relaciones empresariales, reducir los costes de transacción, aumentar la trasparencia en las relaciones mercantiles y reducir la morosidad en las relaciones comerciales, ya que a pesar de existir reglamentación contra la morosidad desde el 2004, el pago con demoras excesivas sigue vigente y afecta en mayor medida a las empresas pequeñas.

Pero, ¿qué es la factura electrónica?

Ante todo, la factura electrónica es una factura, tal y como indica en ministerio de Hacienda.

Como factura, es un justificante de una entrega de bienes o prestación de servicios. Y tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.

Por tanto, deberá incluir los datos obligatorios de las facturas:

la denominación de FACTURA,
el nombre o razón social, el CIF o NIF y la dirección tanto del emisor de la factura como del cliente,
la descripción de los productos o servicios,
el desglose de los importes y los impuestos
la fecha de emisión y la numeración correlativa y única.

La reglamentación pendiente de aprobar definirá los requisitos técnicos y de información de la factura electrónica y de los sistemas de procesamiento de las mismas.

¿Por qué se establece la factura electrónica?

Desde el ministerio de Hacienda se indican una serie de beneficios de la factura electrónica:

se minimizan los posibles errores humanos
se reducen los costes de imprimir y enviar las facturas y el consumo de papel, ayudando a cuidar el medio ambiente
se acortan los ciclos de facturación y cobro
las facturas se pueden almacenar en menos espacio y se pueden consultar más fácilmente
se facilita la lucha contra el fraude y contribuye a modernizar la economía
su envío es más seguro y su recepción está garantizada al realizarse por certificado digital, con lo que se reduce el riesgo de extravío de la factura.

¿Qué requisitos debe cumplir la facturación electrónica?

La ley determina una serie de requisitos legales que deben cumplirse, los principales son:

Emitir todas las facturas en formato electrónico, entre empresas y autónomos
Cumplir los requisitos del reglamento de facturación anteriormente indicados (datos obligatorios de la factura)
Además, la factura incluirá un código QR y un código alfanumérico identificativo
Disponibilidad de la factura electrónica durante 4 años para el cliente sin coste alguno, quien podrá leer, descargar o imprimirla de forma gratuita, incluso aunque haya terminado su relación comercial
Las facturas electrónicas deberán emitirse por programas de software homologados por la AEAT, que deberán facilitar la interconexión entre diferentes programas de facturación
Los programas de facturación deben garantizar que los registros no se puedan alterar, es decir, garantizar la integridad e inalterabilidad de la facturación

Como autónomo, ¿cuándo estoy obligado a facturar electrónicamente?

La ley estableció 6 meses desde su publicación para que las administraciones públicas determinaran qué requerimientos técnicos y qué información son necesarios para la factura electrónica.

Una vez definidos los requerimientos y especificaciones técnicas de la factura electrónica, estos son los plazos para implementar la facturación electrónica en su gestión, a contar desde la aprobación del reglamento técnico:

1 año, para las empresas que facturen más de 8 millones de euros
2 años para aquellas que facturen menos de 8 millones de euros

Dicho reglamento técnico está en fase de consultas, por lo que sería de esperar que se apruebe antes del verano.

Y, por tanto, la empresas, pymes o autónomos del primer caso, deberán emitir las facturas en formato electrónico antes del verano de 2024, mientras que aquellos que facturan menos de 8 millones de euros, deberán hacerlo antes del verano del 2025, siempre que se haya aprobado el reglamento en las fechas esperadas.

De este modo, para finales del año 2025 todas las empresas y autónomos deberán realizar la facturación electrónica para sus transacciones con empresas o autónomos.

¿Todas mis facturas deben ser en formato electrónico?

Para el sector privado, la ley especifica que:

“Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.”

Por tanto, en las relaciones B2B (entre empresas y/o autónomos) en España será obligatoria la facturación electrónica (no así para operaciones con clientes de otros países).

Sin embargo, en las relaciones comerciales con particulares no es obligatoria la facturación electrónica, salvo en determinados casos como que los particulares acepten recibirlas o lo hayan solicitado expresamente, o en determinados servicios que hayan sido contratados por medios electrónicos.

Ayudas a para implementar la Factura Electrónica

Para poder desarrollar la digitalización y paliar los costes de incorporar la facturación electrónica a las PYMES y autónomos, dentro del Programa del Kit Digital para implantación de soluciones digitales, se han contemplado subvenciones para contratar productos o servicios de facturación electrónica y facilitar su implantación en estos negocios.

Estas ayudas pueden ser de 1.000 euros o de 2.000 eur, según el tamaño de la empresa. Para consultar los requisitos y más información, entra en https://www.acelerapyme.gob.es/kit-digital

¿Necesitas ayuda con tu contabilidad y obligaciones fiscales? Llámanos.

Somos asesores contables, laborales y fiscales especializados en pymes y autónomos.

Puedes contactarnos: